Cara kami menghentikan email yang menyamar sebagai CEO sebelum masuk ke kotak masuk

Email CEO palsu mencoba menggiring staf kami ke grup LINE. Kini dua aturan mail flow Microsoft 365 mengarantinanya sebelum terkirim.

Seseorang mengirim email kepada staf LOGIQ dengan berpura-pura menjadi CEO kami. Pada 12 November 2026, kami menerapkan aturan mail flow di Microsoft 365. Email seperti ini kini dikarantina sebelum sampai ke kotak masuk siapa pun. Berikut apa yang terjadi, apa yang kami siapkan, dan apa yang bisa ditiru perusahaan lain.

Apa yang terjadi

Email-email itu berasal dari alamat di luar LOGIQ. Nama tampilan pengirim menunjukkan nama CEO kami, sehingga sekilas pesan itu tampak berasal darinya. Permintaannya selalu sama: buat grup di LINE, sebuah aplikasi pesan, lalu kirimkan kode QR atau tautan undangannya.

Email itu sendiri tidak meminta uang atau kata sandi. Itulah triknya. Email tersebut hanya perlu memindahkan Anda ke saluran tempat keamanan email kami tidak bisa melihat percakapan. Permintaan yang sebenarnya (biasanya pembayaran, pembelian kartu hadiah, atau file rahasia) datang setelahnya.

Mengapa penipuan ini berhasil

Penipuan ini memanfaatkan tiga kebiasaan yang dimiliki kebanyakan dari kita.

• Kita membaca nama, bukan alamat. Sebagian besar aplikasi email menampilkan nama tampilan lebih dulu dan menyembunyikan alamat aslinya. Siapa pun bisa memasang nama tampilan apa saja di akun email gratis.
• Kita cenderung menuruti atasan. Pesan singkat yang agak mendesak dari CEO jarang memancing pertanyaan.
• Permintaan pertama tampak tidak berbahaya. Membuat grup obrolan terasa sepele. Namun begitu percakapan keluar dari email perusahaan, filter, log, dan rekan kerja Anda tidak bisa lagi melihatnya.

Apa yang kami konfigurasi

Kami menambahkan dua aturan mail flow (disebut juga transport rules) di Microsoft 365. Aturan ini berjalan di server, sebelum pesan apa pun sampai ke kotak masuk, sehingga tidak ada yang harus mengenali penipuan itu sendiri.

Aturan	Apa yang ditangkap	Apa yang terjadi
Peniruan nama tampilan	Email dari luar LOGIQ yang nama tampilan pengirimnya meniru pimpinan kami, baik dalam ejaan Latin maupun Jepang	Dikarantina; setiap kejadian dilaporkan kepada pimpinan
Pengalihan ke saluran lain	Email dari luar LOGIQ yang mencoba memindahkan percakapan ke aplikasi obrolan, misalnya meminta kode QR atau tautan undangan grup LINE	Dikarantina

Logika aturan pertama sederhana. Pimpinan kami hanya mengirim instruksi dari alamat @logiqlinux.com. Jadi email dari luar yang memakai nama CEO kami pasti palsu, dan tidak ada alasan untuk mengirimkannya.

Pesan yang dikarantina disimpan selama 30 hari. Jika pesan asli tertangkap karena kekeliruan, administrator dapat melepaskannya.

Lapisan manusia

Filter menangkap sebagian besar upaya, tetapi tidak semuanya. Karena itu, aturan ini disertai kebijakan jelas yang diketahui semua orang di LOGIQ:

• Pimpinan hanya memberi instruksi melalui saluran internal perusahaan, tidak pernah dari alamat email luar.
• LOGIQ tidak pernah meminta siapa pun memindahkan urusan bisnis ke grup obrolan pribadi.
• Jika pesan mencurigakan lolos, jangan ikuti. Laporkan, dan kami akan memperketat aturannya.

Kebijakan seperti ini memudahkan staf mengambil keputusan. Tidak ada yang perlu menilai apakah sebuah pesan “terasa” asli. Jika melanggar aturan, berarti palsu.

Apa yang bisa dilakukan perusahaan lain

Anda bisa menyiapkannya dalam satu sore. Inilah rekomendasi kami:

1. Karantina email luar yang memakai nama eksekutif Anda. Di Microsoft 365, buat aturan mail flow: pengirim berada di luar organisasi, dan nama tampilan From berisi nama seorang eksekutif. Sertakan setiap ejaan dan aksara yang akan dikenali staf Anda.
2. Karantina upaya memindahkan percakapan dari email. Cocokkan frasa yang meminta undangan grup obrolan, kode QR, atau akun pesan pribadi, dan batasi aturan hanya untuk pengirim eksternal.
3. Karantina, jangan hapus. Pesan yang tertangkap karena kekeliruan bisa dilepaskan, dan Anda tetap menyimpan buktinya.
4. Kirim setiap temuan kepada orang yang akan menindaklanjutinya. Lonjakan jumlah kecocokan secara tiba-tiba adalah peringatan dini bahwa perusahaan Anda sedang menjadi sasaran.
5. Tuliskan bagaimana pimpinan benar-benar berkomunikasi. Satu kalimat (“instruksi hanya datang dari alamat perusahaan, melalui saluran internal”) memberi staf ujian yang sederhana.
6. Aktifkan juga perlindungan bawaan. Beri tanda peringatan pada pengirim eksternal, dan aktifkan perlindungan peniruan identitas dalam kebijakan anti-phishing jika lisensi Anda mencakupnya.
7. Jaga pengecualian tetap sedikit dan rahasia. Setiap pengirim yang dikecualikan adalah celah. Tinjau daftarnya secara rutin dan jangan pernah memublikasikannya.

Intinya

Peniruan CEO tidak memerlukan peretasan, cukup nama tampilan yang meyakinkan dan alasan untuk memindahkan percakapan ke tempat lain. Aturan di sisi server mengambil pilihan itu dari tangan orang yang membaca email, dan kebijakan yang jelas menutup celah yang terlewat oleh aturan.

Butuh bantuan menyiapkan aturan mail flow atau meninjau keamanan email Anda? Hubungi tim LOGIQ.

Photo: Anete Lusina / Pexels