Como bloqueamos e-mails que se passam pelo CEO antes de chegarem à caixa de entrada

E-mails falsos do CEO tentaram levar nossa equipe para grupos no LINE. Duas regras de fluxo de e-mail do Microsoft 365 agora os colocam em quarentena.

Alguém vem enviando e-mails à equipe da LOGIQ fingindo ser o nosso CEO. Em 12 de novembro de 2026, implementamos regras de fluxo de e-mail no Microsoft 365. Agora, mensagens desse tipo vão para a quarentena antes de chegar à caixa de entrada de qualquer pessoa. Veja o que aconteceu, o que configuramos e o que outras empresas podem aproveitar.

O que aconteceu

Os e-mails vinham de endereços externos à LOGIQ. O nome de exibição do remetente mostrava o nome do nosso CEO, então, à primeira vista, a mensagem parecia ter sido enviada por ele. O pedido era sempre o mesmo: criar um grupo no LINE, um aplicativo de mensagens, e enviar de volta o QR code ou o link de convite.

O e-mail em si não pedia dinheiro nem senhas. É aí que está o truque. O e-mail só precisa levar você para um canal onde a nossa segurança de e-mail não consegue ver a conversa. O pedido real (normalmente um pagamento, a compra de vales-presente ou arquivos confidenciais) vem depois.

Por que esse golpe funciona

Ele se aproveita de três hábitos que quase todos nós temos.

• Lemos o nome, não o endereço. A maioria dos aplicativos de e-mail mostra primeiro o nome de exibição e esconde o endereço real. Qualquer pessoa pode definir qualquer nome de exibição em uma conta de e-mail gratuita.
• Dizemos sim ao chefe. Uma mensagem curta e um pouco urgente do CEO não costuma gerar perguntas.
• O primeiro pedido parece inofensivo. Criar um grupo de chat parece algo sem importância. Mas, quando a conversa sai do e-mail corporativo, seus filtros, registros e colegas deixam de enxergá-la.

O que configuramos

Adicionamos duas regras de fluxo de e-mail (também chamadas de regras de transporte) no Microsoft 365. Elas são executadas no servidor, antes que qualquer mensagem chegue a uma caixa de entrada, para que ninguém precise identificar o golpe sozinho.

Regra	O que ela detecta	O que acontece
Falsificação do nome de exibição	E-mails de fora da LOGIQ cujo nome de exibição do remetente imita a nossa liderança, tanto em grafia latina quanto japonesa	Quarentena; cada ocorrência é informada à liderança
Desvio para outros canais	E-mails de fora da LOGIQ que tentam levar a conversa para um aplicativo de chat, por exemplo pedindo o QR code ou o link de convite de um grupo no LINE	Quarentena

A lógica da primeira regra é simples. Nossa liderança só envia instruções a partir de endereços @logiqlinux.com. Portanto, um e-mail externo que usa o nome do nosso CEO é fraudulento por definição, e não há motivo para entregá-lo.

As mensagens em quarentena ficam guardadas por 30 dias. Se uma mensagem legítima for retida por engano, um administrador pode liberá-la.

A camada humana

Os filtros barram a maioria das tentativas, mas não todas. Por isso, as regras vêm acompanhadas de uma política clara que todos na LOGIQ conhecem:

• A liderança só dá instruções pelos canais internos da empresa, nunca a partir de um endereço de e-mail externo.
• A LOGIQ nunca pede que ninguém leve assuntos de trabalho para um grupo de chat pessoal.
• Se uma mensagem suspeita passar, não siga as instruções. Denuncie, e nós reforçaremos as regras.

Uma política assim facilita a decisão para a equipe. Ninguém precisa avaliar se uma mensagem “parece” verdadeira. Se ela quebra a regra, é falsa.

O que outras empresas podem fazer

Dá para configurar tudo isso em uma tarde. Estas são as nossas recomendações:

1. Coloque em quarentena e-mails externos que usam o nome dos seus executivos. No Microsoft 365, crie uma regra de fluxo de e-mail: o remetente está fora da organização e o nome de exibição do campo De contém o nome de um executivo. Inclua todas as grafias e sistemas de escrita que a sua equipe reconheceria.
2. Coloque em quarentena as tentativas de tirar a conversa do e-mail. Detecte frases que pedem convites para grupos de chat, QR codes ou contas pessoais de mensagens, e limite a regra a remetentes externos.
3. Use a quarentena em vez de excluir. Assim, mensagens retidas por engano podem ser liberadas, e você preserva as evidências.
4. Envie cada ocorrência para alguém que vá agir. Um aumento repentino de ocorrências é um alerta antecipado de que a sua empresa está sendo visada.
5. Registre por escrito como a liderança realmente se comunica. Uma frase (“as instruções só vêm de endereços da empresa, pelos canais internos”) dá à equipe um teste simples.
6. Ative também as proteções nativas. Marque remetentes externos com um aviso e ative a proteção contra falsificação de identidade na sua política antiphishing, se a sua licença incluir esse recurso.
7. Mantenha poucas exceções, e em sigilo. Cada remetente isento é uma brecha. Revise a lista com frequência e nunca a divulgue.

Conclusão

Fingir ser o CEO não exige nenhuma invasão, apenas um nome de exibição convincente e um motivo para levar a conversa para outro lugar. As regras no servidor tiram essa decisão das mãos de quem lê o e-mail, e uma política clara cobre o que as regras deixarem passar.

Quer ajuda para configurar regras de fluxo de e-mail ou revisar a segurança do seu e-mail? Fale com a equipe da LOGIQ.

Photo: Anete Lusina / Pexels